ASOCIACIÓN DE ORGANIZADORES PROFESIONALES DE CONGRESOS, FERIAS, EXPOSICIONES Y REUNIONES DE LA REGIÓN DE MURCIA

Definimos un OPC (Organizador Profesional de Congresos) como aquella empresa que tiene, como objetivos y fines, las funciones de consultoría, planificación, organización, dirección y control de congresos, ferias, convenciones y otros eventos de naturaleza análoga. También, se encarga de cualquier otra actividad que, profesionalmente, requiera el congreso, pudiéndolas llevar a cabo directamente o subcontratándolas a terceras personas o sociedades.

Son funciones de consultoría, planificación y organización:

    •  El asesoramiento y la ayuda al cliente para plantear los objetivos que se desean lograr.
    •  Proporcionar a sus clientes los locales donde vaya a celebrarse el congreso.
    •  La planificación conjunta, con sus clientes, de fechas del evento y duración del mismo.
    •  La ayuda al cliente en la definición del presupuesto.
    •  El establecimiento de un plan general de todas las fases de la organización y un plan de marketing, si es        necesario.
    •  La preparación de campañas de promoción en torno a la reunión, si es necesario.
    •  El asesoramiento sobre financiación y subvenciones de instituciones públicas o privadas y sobre las        posibilidades de financiación y patrocinio de firmas comerciales.
    •  El diseño e impresión del material promocional para la reunión.
    •  La tramitación de los permisos administrativos correspondientes que sean necesarios para el evento.
    •  La selección y contratación de los proveedores idóneos.
    •  La elección del equipo técnico de medios audiovisuales.
    •  Elección y contratación de azafatas, guías de turismo, personal técnico y auxiliar necesarios para el desarrollo        del evento.
    •  La preparación del acto inaugural, y de clausura, y de todas las cuestiones relacionadas con el protocolo.
    •  Aquellas otras funciones de asesoramiento y organización que les sean propias y hayan asumido        contractualmente.

Respecto a las funciones de dirección y control un OPC se encarga de:

    •  La administración completa del evento, incluyendo el registro y la entrega de material a participantes, ponentes e        invitados especiales.
    •  La coordinación de la inauguración, el desarrollo de las sesiones y la clausura.
    •  La distribución de las salas, acorde con la asistencia al congreso o reunión, y establecimiento de un sistema        claro de letreros direccionales.
    •  La realización de eventos sociales, actos de promoción, coordinación, control y ruedas de prensa u otras        actividades en torno al evento.
    •  El trabajo de secretaría y coordinación.
    •  Aquellas otras funciones de dirección y control que les sean propias y hayan asumido contractualmente.

Todas las anteriores funciones se podrán desarrollar de forma conjunta o parcial. Asimismo, los Servicios Especializados de Asesoramiento, Secretaría General Técnica y Financiación y Control Presupuestario de las actividades que, a continuación, se enumeran tales como: Congresos, Simposios, Seminarios, Mesas Redondas, Jornadas, Ferias, Exposiciones, Convenciones, Encuentros, Reuniones de Incentivos, Festivales, Actos Públicos y privados y todo tipo de reuniones tanto nacionales como internacionales con carácter profesional.

Decreto nº280/2007, regulador de los Organizadores Profesionales de Congresos de la Región de Murcia.